Как да отпечатате етикети на поща от Excel

Microsoft Excel е чудесен инструмент за счетоводство, събиране и обслужване на данни, както и управление на информация за контакт за потенциални клиенти и потенциални клиенти за вашия малък бизнес. Тъй като форматът на електронната таблица е полезен за съхраняване на информация за контакти, Excel може да бъде особено полезен за управление на контакти и отпечатване на пощенски етикети от лист за контакти.

Използвайки функцията за обединяване на поща в координация с Microsoft Word , можете да пренесете адрес и информация за контакт, за да отпечатате етикети на поща директно от Excel. Отпечатвайки етикети в Word, използвайки информацията за контакти от вашата електронна таблица на Excel, можете лесно да създадете серия от персонализирани етикети, за да изпращате пакети до всеки контакт от вашия списък. Ето как да го направите.

Как да отпечатвате етикети от Excel

За да отпечатате етикети от Excel, първо трябва да имате електронна таблица, която съдържа цялата информация за контакт, която ще използвате за вашите пощенски етикети. Това включва името на вашия контакт , уличен адрес , град, щат и придружаващия пощенски код .

Ще трябва да организирате тази информация в колони, които по-късно могат да бъдат обединени в Word като част от етикета за доставка. За целта маркирайте всяка колона от придружаващата точка с данни. Например за колоната, която съдържа всички имена на вашия контакт, маркирайте първата клетка First Name . Тази първа клетка ще действа като съответен маркер за обединяване, който ще каже на Word каква точка от данни да се постави във всяка съответна секция на всеки отделен етикет, който отпечатвате.

Как да създадете етикети от Excel

За да отпечатате етикети с адреси от Excel, ще трябва да прехвърлите информацията за контакт в Word, който ще обработи етикетите. За да започнете, отворете нов документ на Word. Щракнете върху раздела Mailings в горната лента на менюто и намерете раздела, наречен Start Mail Merge . Трябва да има опция, наречена Start Mail Merge , където ще изберете опция, наречена Labels .

Щракването върху етикети ще отвори нов прозорец, наречен Опции за етикети. Тук ще изберете вида на етикетите за доставка, които искате да отпечатате. Започнете, като изберете доставчик за вашия етикет за доставка от менюто Доставчици на етикети . Това трябва да се намира в раздел, наречен Информация за етикета.

Сега ще бъдете подканени да изберете от списък с номера на продукта , където ще изберете точния номер на продукта на етикета, който се опитвате да отпечатате. Ако сте поръчали конкретни етикети за доставка, върху които ще печатате, изберете точния номер на продукта, в противен случай можете също да създадете персонализиран етикет за доставка . След като изберете своя избор, щракнете върху OK.

Етикети за обединяване на поща от Excel

След като изберете етикетите си, сега ще трябва да обедините информацията си за контакт от Excel в етикетите си за поща в Word. Това ще обработи ще етикети за сливане на поща от Excel. Върнете се в горната лента на менюто и се върнете в менюто Start Mail Merge . Изберете опцията Избор на получатели .

Сега щракнете върху опцията Използване на съществуващ списък и ще се отвори нов прозорец, който ви подканва да изберете Източник на данни . Тук ще изберете електронната таблица с цялата си информация за контакт в нея, така че намерете папката, където се намира вашият файл. След като сте го избрали, щракнете върху Отваряне и ще се отвори нов прозорец, наречен Избор на таблица, където ще изберете вашия работен лист.

Вашият документ на Word сега трябва да бъде попълнен с малко поле, представящо вашия пощенски етикет. Ще трябва да вмъкнете така нареченото Обединяване на полета, което ще посочи каква информация ще бъде обединена от вашия лист за контакти на Excel. Можете също така да проектирате всякакви допълнителни елементи, които искате върху вашия етикет, включително персонализирано съдържание като логото на вашата компания, което искате на всеки етикет. За да направите това, ще трябва да отидете в горното меню и да изберете от раздела Записване и вмъкване на полета .

Съчетайте полетата за обединяване със списъка ви с контакти

За да изпратите етикети за сливане от Excel по най-простия начин, изберете опцията Insert Address Block от менюто Write & Insert Fields. Това ще вмъкне поле за обединяване на примерния ви етикет за всеки адрес от вашия списък. От прозореца Insert Address Block ще бъдете подканени да изберете предпочитаното форматиране за адресната информация. Намерете секцията Specify Address Elements в прозореца, където ще бъдете подканени да изберете формата на вашия етикет за доставка от списък, наречен Insert Recipient's Name в This Format.

Когато сте избрали предпочитания от вас формат, щракнете върху OK и кодовете за обединяване трябва да попълнят първия етикет с информацията от вашия лист на Excel. Ако се появи прозорец, наречен Match Fields , това означава, че трябва да синхронизирате полетата за сливане в Word със съответните заглавия на колоните във вашия лист за контакти на Excel. В този прозорец щракнете върху падащата стрелка до която и да е несравнима категория и изберете съответната колона от вашия лист за контакти на Excel със съответната информация в нея, за да ги съчетаете.

Актуализирайте етикетите си

Върнете се в раздела Записване и вмъкване на полета в горната лента на менюто. Изберете опцията Актуализиране на етикетите и всички етикети на пощата във вашия документ трябва да се актуализират. За да прегледате резултатите си, преди да отпечатате, изберете опцията от горната лента, наречена Преглед на резултатите , и кликнете, за да визуализирате етикетите си. Можете да ги прегледате тук или да изчакате да ги прегледате, след като ги обедините в нов документ.

Върнете се в горното меню и изберете опцията Finish and Merge , която трябва да подскаже малко падащо меню с няколко опции. Изберете опцията Редактиране на отделни документи , която ще отвори нов прозорец, наречен Обединяване в нов документ . Това ще попълни всички маркери за обединяване с вашата действителна информация за контакт.

Печат на етикети на адреси в Word

Сега, когато вашите пощенски етикети трябва да бъдат попълнени, е време да ги отпечатате. Можете да изберете да отпечатвате етикети с адреси няколко наведнъж или наведнъж, в зависимост от това колко етикета се опитвате да отпечатате. Продължете и изберете Всички, след което щракнете върху OK. След това ще се създаде нов документ, включващ всичките ви правилно попълнени етикети. Прегледайте ги, за да се уверите, че всички са точни, преди да преминете към реално отпечатване на етикети в Word.

Отпечатването на етикети в Word от тук е съвсем просто. Ако сте поръчали конкретни етикети , върху които ще отпечатвате информацията си, заредете ги във вашия принтер. Ако създавате персонализирани етикети, поставете придружаващия празен материал в принтера. Върнете се към вашия документ на Word и изберете Файл от горната лента на менюто. Щракнете върху опцията Печат, за да отворите прозореца Печат, където ще изберете предпочитания от вас принтер от списъка, и щракнете върху OK, за да отпечатате етикети от Excel.