Определение на POS машина

В някои отрасли доставчиците работят изцяло от поръчки за покупка или от подробни договори за покупка, но повечето фирми трябва да провеждат транзакции поотделно. В зависимост от вашата индустрия може да вземате пари в брой, чекове, карти или произволна комбинация и от трите. Една от най-основните нужди за всеки бизнес, ориентиран към продажби, е начинът да правите и записвате продажби и за това е предназначена POS машината.

Какво е POS машина?

Пълното значение на POS е „точка на продажба“, или, с други думи, това е мястото, където вашата транзакция е финализирана. Самият термин може да има няколко различни интерпретации. В най-тесния смисъл това означава, че терминалът, който е разположен до касата, за да обработва кредитни и дебитни карти, както и всички карти за подарък, които приемате във вашия бизнес. По-често, когато говорите за POS машина, ще мислите за целия терминал, който има информативен екран и възможност за обработка на всеки вид плащане. Има и много POS устройства със специално предназначение и те се намират някъде между простия терминал за карти и изчерпателна, пълноценна POS система. Независимо дали вашите нужди ви отвеждат до висок или нисък клас, всяка POS машина трябва да се справи с едни и същи основни функции.

Основни POS функции

Оригиналната POS машина беше обикновен касов апарат. Не направи много по съвременните стандарти, но запази протокол за всяка продажба, в която касиерът се обади. От това, стига да знаехте колко пари са в касата, за да започнете деня, можете да работите дали са изчезнали някакви пари. Дневните ви суми ви показват дали продажбите ви се увеличават или намаляват и от преброяването на броя транзакции можете да определите стойността на средната си продажба. Ако сте знаели стойността на долара за началния си инвентар, можете също да работите назад от общите си продажби, за да разберете дали губите пари за кражба на инвентар или нерегистрирани продажби. Това са всички основни POS функции и дори най-ранните касови апарати улесниха много управлението на бизнес, базиран на продажби.

С течение на годините касовите апарати станаха много по-способни. Те могат да бъдат програмирани да добавят подходящи данъци към продажната цена, така че да не се налага да ги обработвате ръчно, и те също така могат да записват данъчните суми за счетоводни цели. Те биха могли да предоставят междинни суми по продукти или продуктови категории и в крайна сметка - тъй като компютрите стават по-евтини и като цяло стават по-достъпни - те са проектирани да взаимодействат с компютъризиран заден софтуер. Това е точката, в която традиционният касов апарат се трансформира в система за продажба, както днес използваме термина.

Търговски POS системи

Модерна POS машина за търговия на дребно далеч надхвърля основните функции на касата на старо училище, дори когато отвън изглежда като такава. В касов апарат на предците трябваше да въведете цената на всеки продукт ръчно; сега обаче цените са предварително програмирани в системата и се четат от скенер за баркод. Това намалява значително възможността за грешки и подобрява точността на вашите отчети за продажбите. POS терминалът може да бъде настроен да проследява и записва вашите продажби на продукти и услуги по почти всякакъв смислен за вас начин и обикновено това се свързва директно с вашия счетоводен софтуер, така че информацията винаги да е на една ръка разстояние.

Самата POS машина все още може да изглежда като касов апарат с чекмедже отдолу, традиционна подредба на клавиатурата и вграден принтер за касови бележки, който използва ролка тясна хартия, за да отпечата своите фишове. Някои системи възприемат различен подход, като поставят малък компютър под тезгяха с чекмеджето и използват клавиатура в стил компютър, за да въвеждат всички данни, които не идват от скенерите за баркод. Друг стил POS машина премахва изцяло клавиатурата, като използва сензорни екрани за въвеждане на информацията. Стилът на терминала, който използвате, всъщност не е най-важното. И трите от тези типове, както и по-специализирани нишови терминали, просто работят като преден край на софтуера, който наистина управлява вашия магазин.

Транзакциите са само отправна точка

Звъненето при продажба е най-фундаменталното нещо, което POS машина прави, но за това не ви е необходимо сложно оборудване. Можете да го направите с химикал и книжка за разписки, ако имате нужда, а има много малки оператори, които правят точно това. Проблемът с проследяването на вашите транзакции ръчно е, че отнема много време и ограничава растежа на вашата компания. Модерна, компютъризирана POS система е създадена, за да рационализира достъпа ви до цялата ви информация за продажбите за счетоводство и управление. Тази способност да превърнете суровите данни за продажбите в нещо управляемо е това, за което всъщност плащате.

Рационализирано счетоводство и отчитане

Паричният поток може да е жизнената кръв на бизнеса, но информацията е костта и сухожилието и точно там ще блести добра POS система. Той предава цялата ви информация за продажбите директно в ръцете на вашите счетоводители, или чрез експортиране на данни към вашата счетоводна система, или - в идеалния случай - чрез интегриране директно във вашия счетоводен софтуер. Премахването на допълнителната стъпка на въвеждане на данни ви дава по-бързо отчитане и заобикаля момент, в който грешките могат да се промъкнат във вашето счетоводство. Всички ваши данни за продажбите са на една ръка разстояние всеки ден, често на второ ниво, така че решенията за управление, които вземате, винаги ще се основават на солидна информация.

Искате ли да знаете кои продукти или категории се продават най-добре на всяко място или във всеки отдел? Кои смени или кои отделни търговци са отговорни за преместването на най-много продукти? Колко клиенти са се възползвали от последната ви оферта за купони или са влезли за продукта, който сте рекламирали само на едно конкретно място? Вашата POS система трябва да ви съобщава тези неща или би трябвало да може с минимално ощипване.

Постоянен инвентар

Друго нещо, което POS система ще направи за вас, и то много важно, е да ви предостави актуална информация за нивата на вашите запаси. Компютърът записва началния ви инвентар за периода и след това следи излизащите продажби и постъпващите поръчки, така че във всеки един момент инвентаризацията, показана на вашия компютър, трябва да бъде актуална. Това се нарича „вечен инвентар“ и е едновременно удобство и основен инструмент за управление. Ако имате точна, актуална инвентаризация и солидна прогноза за това какви трябва да бъдат вашите продажби през следващите седмици или месеци, можете да поръчате само толкова инвентар, колкото е вероятно да ви е необходим.

Поръчването само на това, от което се нуждаете, когато имате нужда - ще видите, че това е описано като поръчка "точно навреме" - може да бъде истински променящ играта. Вашите парични ресурси не са обвързани с излишни запаси, ще ви трябва по-малко складово пространство и е по-малко вероятно да се окажете да маркирате остарели стоки, само за да се отървете от тях.

Управление на физическия запас

Някои POS системи могат да ви помогнат и с физическото управление на инвентара. Те ще проследяват входящите ви продукти по категории, по физическо местоположение или други критерии, които смятате за важни. Когато дойде време да преброите физическия си инвентар и след това да го сравните с постоянния инвентар на компютъра, вашият POS може да ви каже къде да търсите и колко трябва да бъдат във всеки даден раздел. Ако имате складирани продукти на различни места и един склад показва повече изгубен или изгубен продукт от други складове, това ви казва, че може да имате проблем със сигурността или кражбата на това конкретно място. Дори ако това се окаже просто невнимание, това е полезна информация, на която можете да действате, за да сте сигурни, че всички спазват едни и същи процедури.

Управление на взаимоотношенията с клиенти

Колкото и да са важни счетоводството и управлението на запасите, успешният бизнес има нещо повече от броенето на боб. Начинът, по който взаимодействате с клиентите си и какво знаете за тях, може да провали или разчупи надеждите ви за дългосрочен растеж. Много POS системи проследяват историята на покупките на вашите клиенти с течение на времето и можете да започнете да усещате кои са най-добрите ви клиенти и кои нови продукти могат да им се харесат. Без помощта на компютъра понякога е лесно да пренебрегнете невзрачните клиенти, които са постоянни клиенти, но които не правят достатъчно голям шум, за да бъдат запомнящи се, но те често са гръбнакът на вашия бизнес.

POS системи за гостоприемство

POS системите не се ограничават до конвенционален бизнес, базиран на продажбите. Те също са от решаващо значение в индустрията на хотелиерството, където се използват за справяне с още по-сложни сценарии. Например в ресторант системата трябва да проследява направените поръчки и да отпечатва билети за кухненския екипаж, за да ги уведоми какво да подготви. Сложните системи могат да направят още една крачка напред и да отпечатат отделни билети за всяко работно място в кухнята, така че всеки отделен готвач да има личен списък с поръчки. Системата също така трябва да може да проследява бакшиши, кетъринг такси и различни други специални такси, както и да проследява обичайните продажни цени и данъци.

Най-способните POS системи за ресторанти също могат да осигурят помощ за управлението на складовите наличности, на която търговците се радват. В тези случаи рецептите от стандартното меню се въвеждат предварително в компютъра. Ако вашите клиенти искат 213 поръчки на вашето ястие с песто от скариди за дадена вечер, системата може да регулира нивата на запасите ви, за да ви покаже колко вдлъбнатина е направена във вашата доставка на съставки. Винаги ще знаете кога и колко да пренаредите.

Терминали за обработка на POS карти

Хубаво е да мечтаете да имате всички тези функции на една ръка разстояние, но реално погледнато, не всеки бизнес изисква пълномащабна POS система, особено в началото. Засега може да се оправите с касов апарат от старата школа, особено ако напръскването за блестяща POS система ще ви остави без средства за други важни неща, като инвентар и ведомост за заплати. В този случай всичко, от което наистина се нуждаете, е терминал за обработка на карти. Всеки може да приема пари в брой и чекове като плащане, а тези прости POS машини ви дават възможност да вземете и кредитни карти, дебитни карти и карти за подарък.

В някои случаи дори сложните POS системи вземат прагматичното решение да използват отделни терминали за обработка на карти. Ако вградите тази функция в монитор или клавиатура, единственият начин да я надстроите е чрез подмяна на монитора или клавиатурата, което обикновено е скъпа опция. С отделни терминали, когато се появят нови технологии, като чип-базирани карти или карти с докосване за плащане, просто трябва вашата услуга за обработка на плащания да замени или актуализира терминалите.

Терминали за обработка на мобилни карти

Има дори начини мобилният бизнес да приема плащания с карти, което може да бъде много удобно, ако сте занаятчия или продавач на фермерски пазар или ако управлявате такси или бизнес за доставка. Ако например имате пицария, компанията, която предоставя вашите редовни терминали за обработка на карти, вероятно може да ви настрои мобилна версия с батерии за вашите шофьори за доставка. Тези използват технология на мобилен телефон със SIM карта и мобилни данни, така че можете да приемате плащания навсякъде, където има клетъчен сигнал.

Можете дори да добавите малък четец на карти или „донгъл“ към телефона или таблета си, така че да можете да го използвате като обикновено POS устройство. Четците за карти се предлагат от редица доставчици и те приемат плащания чрез услуги като Square и PayPal, както и чрез конвенционални доставчици на услуги.