Прост пример за стандартни експлоатационни процедури

Последователните процедури увеличават шансовете ви за извършване на последователна, висококачествена работа. Стандартната оперативна процедура или SOP е документ, който предоставя поетапни инструкции за това как да се извърши определена стопанска дейност, като например производство или водене на документация. Въпреки че повечето SOP се представят като текстови документи, те също могат да съдържат изображения или видеоклипове, за да помогнат за изясняване на техните инструкции.

SOP раздели

  • Предназначение: Този раздел описва причината за създаването на документа. Тази информация трябва да бъде представена като кратък параграф, който посочва естеството на процедурата и защо вашият бизнес я извършва.

  • Обхват: След това SOP предоставя кратък параграф, който описва кои дейности са в обхвата на процедурата.
  • Определения: Тук вие дефинирате всеки от термините на процедурата, които се нуждаят от специално разяснение. Този раздел зависи от индустрията и може да бъде пропуснат, ако не е уместно или необходимо.
  • Референции: Този раздел изброява други подкрепящи документи и материали, като ръководство за качество или международен стандарт. Този раздел също зависи от индустрията и в някои случаи може да бъде пропуснат, особено ако процедурите се обясняват сами по себе си.
  • Изисквания: Това е вашата възможност да опишете всички изисквания, които трябва да са налице преди изпълнението на процедурата, като обучение на персонала за изграждане на необходимите умения.
  • Отговорности: Този раздел обяснява кой е отговорен за кои аспекти на процедурата.
  • Стъпки на процедурата: Този раздел ще предостави инструкции стъпка по стъпка, които описват как да се извършва бизнес дейността. Важно е да направите инструкциите еднозначни. По-кратките изречения са по-лесни за изпълнение, особено ако стъпките, които трябва да се изпълняват последователно. Разделете го на няколко по-къси секции, ако е твърде дълго.

Прост пример за стандартни експлоатационни процедури

Ето един прост SOP за банка за проверка на самоличността на разходка с клиент:

  • Цел: Тази процедура описва стъпките, необходими за проверка на самоличността на клиента.
  • Обхват: Тази процедура се прилага за всеки входящ клиент или клиент в прозорците за проход на всички клонове на ACME Bank.

  • Отговорности: Всички служители на клона, които изпълняват касиерски задължения, са отговорни да проверят самоличността на клиента.

  • Проверка на самоличността на клиента: Всеки касиер трябва да провери самоличността на всеки клиент, преди да извърши теглене на пари в брой или извършване на преводи между сметки. Касиерът трябва да поиска документ за самоличност със снимка от клиента и да провери дали името в идентификатора съвпада с името в акаунта и че клиентът всъщност е лицето, изобразено на идентификатора на снимката.

Как да използваме SOP

Мениджърите използват SOP, за да комуникират с персонала и да обясняват как да извършват определени фирмени операции. Служителите могат да използват SOP за справка, когато се учат да изпълняват определени задачи съгласно установените протоколи. Регулаторните агенции, като Администрацията по храните и лекарствата, използват SOP, когато определят дали процесите на компанията отговарят на стандартите на агенцията.