Как да конвертирате Excel Sheets в Word

Microsoft 365 Office Suite е мощен набор от софтуерни програми, широко използвани в целия бизнес. Докато Excel се използва като програма за електронни таблици, а Word се използва като програма за текстообработка, и двете могат да се интегрират, за да създават безпроблемно документи, използвани редовно в бизнеса. Въпреки че не можете директно да конвертирате .xls в .doc, съответно разширенията на Excel и Word, можете да изпълнявате функции като вмъкване на таблица за обединяване на поща.

Използване на данни на Excel в Word

Отворете файла на Excel, който искате да преместите в документ на Word. След това отворете Word; можете да използвате съществуващ документ или да стартирате нов документ на Word. Определете каква част от листа на Excel искате да копирате и поставите в документа на Word. Ако има диаграма, която искате да копирате, използвайте мишката, за да изберете диаграмата и след това натиснете Control + C. Това копира избраната област.

Сега отидете на документа на Word и намерете областта, в която искате да вмъкнете копираната диаграма. Поставете курсора на това място и след това натиснете Control + V, за да поставите диаграмата там. В Excel 2010 има няколко опции за поставяне, обозначени с изскачащ прозорец с пет икони. Отляво надясно иконите означават, че поставените елементи ще:

  • Използвайте тема за дестинация : Това вгражда диаграмата, за да съответства на съществуващ документ.

  • Запазване на форматирането на източника : Форматът на диаграмата остава същият като листа на Excel и може да се редактира в Word ръчно.

  • Използвайте дестинационната тема и данните за връзката : Темата на документа на Word е съвпаднала, но данните остават свързани с листа на Excel, отразявайки всички промени, направени в данните на диаграмата на Excel.

  • Запазете форматирането на източника и данните за връзката : Оригиналната тема на диаграмата на Excel се премества в документа на Word заедно с поддържането на връзката за данни към файла на Excel, за да се правят промени при актуализиране на диаграмата на Excel.
  • Картина: Диаграмата се поставя като картина и не е възможно редактиране на клетките на диаграмата.

В зависимост от размера на диаграмата може да се наложи да я преоразмерите така, че да отговаря на полетата на документа. Направете това, като щракнете върху диаграмата, така че диаграмата да се очертае и малки квадратчета да са във всеки ъгъл и средна линия на контура. Изберете горния ляв квадрат с помощта на мишката и го задръжте, докато дърпате ъгъла надолу в центъра или навън, за да преоразмерите диаграмата.

Процедура за обединяване на поща

Mail Merge е мощен инструмент, който интегрира данни в лист на Excel в писма, пликове и етикети, създадени в Word. Ако имате голяма база данни с имена на клиенти, адреси и телефонни номера, можете да накарате Word да изпрати индивидуален документ на всеки човек, като създаде файл за обединяване на поща.

Подгответе листа на Excel за Mail Merge, като подготвите правилно данните си. Именувайте колони, както ще направите в пощенското сливане. Например колоната с собственото име на човек трябва да бъде означена с Име. Обединяването на поща ще съответства на Име, Фамилия, Адрес 1, Адрес 2, Град, Щат и Пощенски код. Ако не назовете тези колони, за да съответстват на сливането на поща, Word може да не разпознае, че едната колона е полето, което трябва да използва, и да пренебрегне данните.

Отворете нов документ на Word. В раздела Стартиране на обединяване на поща отворете Mailings и изберете какъв тип обединяване на поща искате да направите: писма, пликове, етикети или имейли. Отидете в раздела Избор на получатели и изберете Използвайте съществуващ списък. Потърсете листа на Excel, който съдържа данните, които искате да обедините в Word.

След това ще вмъкнете блок с адреси. Тук вмъквате имената на колоните, които съответстват на информацията, която искате, върху писмото, етикета или плика, като Име, Фамилия и Адрес. Изберете OK и Save File. Ако работите по писмо, може да искате да вмъкнете поздрав с името на човек. Следвайте указанията под Поздравителна линия, както бихте направили за адресния блок. С всякакви добавки изберете OK и Save File.

Отидете до Finish Mail Merge, за да позволите на двата файла да се комбинират и да създадат желаните индивидуализирани документи. Можете да запазите цялото сливане на поща, за да се използва в бъдеще с други групови изпращания.