Как работи поръчката за покупка?

Поръчката за покупка е правно обвързващ документ между доставчик и купувач. Той описва подробно артикулите, които купувачът се съгласява да закупи на определена ценова точка. Той също така посочва датата на доставка и условията на плащане за купувача. Компютърните системи за поръчки за покупки са направили процеса на закупуване по-ефективен и позволяват по-добро проследяване на инвентара и плащанията.

Цели на поръчки за покупка

Поръчките за покупка обикновено се използват, когато купувачът иска да закупи доставки или инвентар за сметка. Това означава, че доставчикът доставя или изпраща закупените артикули преди плащането, като поръчката за покупка служи за защита на риска. Наред с правната защита, поръчките за покупка са важни както за управлението на запасите, така и за проследяването на плащанията. Поръчките за покупка помагат на доставчиците да сравняват поръчаните запаси с изпратените и налични на склад за точност.

Те също така позволяват на доставчика да проследи кога са извършени плащания по конкретни поръчки. Купувачите държат копия на поръчките, които правят, за да следят своевременното получаване на артикулите.

Подаване на поръчка за покупка

Поръчката за покупка се изготвя от купувача, често чрез отдел за покупки. Този процес обикновено се извършва с помощта на електронни софтуерни системи, които позволяват по-добро проследяване и електронно подаване на поръчки до доставчика. Поръчката за покупка или PO обикновено включва номер на PO, който е полезен при съпоставяне на пратки с покупки; дата на доставка; адрес на плащане; Адрес за доставка; и елементите на заявката, количествата и цената. Софтуерните програми обикновено имат полета за въвеждане за всяка критична информация; купувачът просто попълва полетата преди обработката и изпращането на поръчката.

Обработка на поръчка за покупка

След като купувачът подаде поръчката, се създава текуща покупка. Състоянието на поръчката остава в ход, докато поръчаните артикули не бъдат получени от склада на купувача. След като инвентарът е получен физически, той обикновено се сканира в инвентара и се съпоставя с правилната поръчка за покупка. Поръчката за покупка е маркирана като обработена или изискваща плащане.

Купувачът изпълнява отговорността си за покупката, когато преведе плащането. За да се осигури точен кредит за плащане, плащането трябва да посочва номера на поръчката или номера на фирмената сметка.

Използване на поръчки за доставка от доставчика

Доставчиците използват поръчки за покупка за изпълнение на поръчки и обработка на плащания. След получаване, поръчката за покупка се използва за изтегляне на закупен инвентар за опаковане и доставка. След като инвентарът бъде изтеглен, се изготвя фактура въз основа на поръчките на артикулите и се подготвя за изпращане. Когато продуктите са изпратени, доставчикът записва пратката в своята система за инвентаризация.

Поръчката за покупка се подава по електронен път, като често се подават и хартиени копия. Поръчката е маркирана като попълнена или изчакващо плащане. Определени са важни дати и крайни срокове за напомняне за плащане. Това е важно за доставчика за добро наблюдение на плащанията и прилагане на кредитните политики.