Какво се случва, ако не направите крайния срок W-2 за служителите?

Според Службата за вътрешни приходи, формулярите W-2 трябва да бъдат изпратени на служителите най-късно до 31 януари за формуляри, получени от предходната календарна година. Въпреки че служителите може да не ги получават по пощата на тази дата, те трябва - най-малкото - да бъдат изпратени на този етап. За компаниите, които не спазват този конкретен протокол, може да има последствия.

Избягване на недоволни служители

Освен всички официални проблеми, които може да имате със Службата за вътрешни приходи (IRS) поради невъзможност за своевременно изпращане на формуляри W-2, може да се наложи да се справите с група много недоволни служители, много от които вероятно очакват данъчна декларация. Служителите могат не само да подават жалби до вас, но и до IRS, което може да предизвика по-нататъшно разследване на вашата компания, ако по този въпрос се подават множество жалби.

IRS глоба оценка

IRS затруднява глобите въз основа на това колко късно са подадени вашите формуляри W-2. Налага се санкция от $ 50 на формуляр за W-2, подадени в рамките на 30 дни след падежа, до максимум $ 187 500 за малък бизнес. За формуляри, подадени преди 1 август, но по-късно от 30 дни, наказанието се покачва до $ 100 на формуляр и максимална глоба от $ 536 000. Максималната глоба е $ 260 на формуляр до $ 1 072 500 на година за формуляри, подадени след 1 август.

Осигуряване на точни формуляри

В допълнение към изпращането на формулярите W-2 навреме, трябва да се уверите, че споменатите формуляри са точни. Според уебсайта на IRS, ако подадете формуляр W-2 в IRS, в който се твърди, че сте платили на определен служител определена сума пари, но не сте го направили, това лице има право да ви съди за щети. Налага се наказание от $ 530 на формуляр без максимален брой. Може да се наложи да платите и глоба в размер на $ 5000 като обезщетение за подаване на фалшивия документ и може да бъде повдигнато наказателно обвинение.

Записи и комуникация

Понякога, ако поне уведомите служителите си, че изоставате със своите W-2, но работите по извеждането им, може да има по-малко недоволство, отколкото ако изобщо не кажете нищо. Освен това, ако изпратите W-2 до крайния срок, но ви го върнат за лош или стар адрес, не го отваряйте или изхвърляйте. Поставете го в досието на служителя и го запазете, в случай че той се свърже с вас за формуляра по пътя; имате поне доказателство, че сте се опитали да го изпратите.