Какво представлява системата за управление на информацията?

Информационна система за управление (MIS) е набор от системи и процедури, които събират данни от редица източници, компилират ги и ги представят в четим формат. Мениджърите използват MIS за създаване на отчети, които им предоставят изчерпателен преглед на цялата информация, необходима им за вземане на решения, вариращи от ежедневни подробности до стратегия от най-високо ниво. Днешните информационни системи за управление разчитат до голяма степен на технологията за компилиране и представяне на данни, но концепцията е по-стара от съвременните изчислителни технологии.

Вземане на бизнес решения

Основната цел на управленската информационна система е да направи вземането на решения от мениджърите по-ефективно и продуктивно. Чрез обединяване на информация от редица източници в една база данни и представяне на информацията в логически формат, MIS може да предостави на мениджърите всичко необходимо за вземане на информирани решения и извършване на задълбочен анализ на оперативните проблеми.

Събиране на бизнес информация

Може да се разработи ИСУ за събиране на почти всякакъв вид информация, необходима на мениджърите. Те могат с един поглед да преглеждат финансови данни като дневни приходи и разходи и да ги приписват на определени отдели или групи. Показателите за ефективност, като навременността на проектите или качеството на продуктите, слизащи от поточна линия, могат да помогнат на мениджърите да определят областите на необходимото подобрение. Персоналът може да управлява графици за работни смени, входящи доставки и изходящи пратки от всяко място, свързано с MIS.

Улесняване на сътрудничеството и комуникацията

Информационната система за управление също може да улесни сътрудничеството и комуникацията. Служителите могат да редактират и споделят документи и да предават съответната информация за очакваното развитие и предупреждения в цялата организация.

Компилиране на бизнес отчети

Една от най-ценните характеристики на информационната система за управление е способността й да извлича вътрешни и външни данни от различни източници и да ги представя в лесен за анализ формат. Вътрешните отчети представят информацията по начин, който мениджърите могат да разберат, като включват всички съответни данни и групират данните по логичен начин. Например отчет, разгледан от корпоративен мениджър за ресторантска верига, може да показва приходи, разходи, часове на работа и обем на всеки магазин, което му позволява да види кой магазин печели най-много пари на служител на пода и кои магазини имат по-високи разходи в сравнение с приходите и обема - показател за разхищение или кражба.

Генериране на правителствени доклади

Организации с нестопанска цел могат да използват MIS за автоматично генериране на отчети, изисквани от федералното правителство. Това позволява на служителите и доброволците да фокусират времето си върху по-продуктивни дейности и могат да намалят грешките и разходите, свързани с повторното представяне на федерални доклади.

Front-Line Benefts

Служителите от фронтовата линия също могат да използват MIS, за да изпълняват по-ефективно работата си. Например служителите на всички нива могат да се консултират с MIS, за да проверят състоянието на инвентарните елементи, да прегледат статистически данни, свързани със специфичния им отдел или група, и да поискат вътрешни трансфери на материали.

Обучение на служители за използване на системата

Информационната система за управление може да бъде скъпа инвестиция. В допълнение към закупуването на софтуерен пакет MIS, персонализиране на системата и наемане на допълнителен ИТ персонал, който да наблюдава и поддържа системата, компанията трябва да обучи всички служители да използват системата. Персоналните служители често изпълняват първите две стъпки в MIS, събиране на данни и въвеждане, оставяйки им по-малко време да се съсредоточат върху продуктивни дейности; това може да увеличи общите разходи за заплата. Претеглете разходите за MIS спрямо потенциалните ползи, преди да приложите този инструмент във вашия малък бизнес.