Как да създадете база данни с възможност за търсене в Excel

В по-голямата си част вероятно сте свикнали да използвате Microsoft Excel за задачи като изготвяне на отчети, прогнози и бюджети. Excel обаче е много по-мощен от това. Може да се използва за създаване на база данни с възможност за търсене - база данни на Excel.

Възможностите на базата данни на Excel са много мощни. Всъщност не само Excel може да се използва за създаване на проста база данни с възможност за търсене , но също така може да се използва за създаване на правилна релационна база данни. Релационната база данни се състои от главна таблица, която се свързва с нейните подчинени таблици, които са известни също като дъщерни таблици.

Как работи релационната база данни?

Excel е структуриран по начин, който го прави лесно съвместим с бази данни. Най-малкото базата данни е просто колекция от елементи, които са свързани, според PC World. Това е почти това, което е електронна таблица. Когато елементите в базата данни са свързани, те създават записи в групи от множество записи. Един запис може да бъде еквивалент на ред в електронна таблица, докато колекция от записи може да бъде еквивалент на таблица в електронна таблица. Трудно е да се игнорира връзката.

Когато имате електронна таблица, изцяло сама по себе си, вие несъмнено търсите база данни. Това обаче определено не е релационна база данни. За да създадете релационна база данни, трябва да комбинирате главна електронна таблица с подчинени електронни таблици или прости таблици.

Пример за база данни

Да речем, например, че сте решили да запишете вашите документи за самоличност в компютъра си и също така правите това или документи на всеки друг човек. Ако това е вашата шофьорска книжка, тя е сред шофьорските книжки на много други лица в DMV. В лиценза ви ще има подробности, като вашето име, височина, тегло, пол, цвят на косата и очите, дата на раждане, адрес, дати на издаване и изтичане и клас на лиценза.

Ще забележите, че е възможно име, пол, адрес и цялостно описание да бъдат споделяни от редица хора. Ето защо има лицензионни номера, които правят всеки лиценз уникален. На езика на базата данни това се нарича ключово поле, което се използва за свързване на база данни с други бази данни, които са свързани с нея; те са известни също като релационни бази данни.

Основната база данни

Основната база данни ще съдържа всички подробности за вашата шофьорска книжка. Ще има една или повече дъщерни бази данни, които ще съдържат повече информация, свързана с конкретни лица, които ще бъдат идентифицирани с помощта на ключовото поле. Някои може да имат нарушения на управлението на дадено лице, докато други могат да имат адресите, които са имали преди и т.н. На езика на базата данни този вид връзка е известна като връзка едно към много, защото всеки драйвер може да има много различни адреси и нарушения. Въпреки това, адресите и нарушенията могат да бъдат свързани само с един драйвер.

Съществуват и други видове взаимоотношения, като например едно към едно и много към много - например база данни с клиенти и отстъпките, които те ползват. Тъй като всеки клиент може да има само по една отстъпка в даден момент, това е връзка един към един. Ако базата данни се състои от клиенти и продуктите, които те купуват, тогава клиентите могат да имат повече от един продукт и продуктите могат да бъдат закупени от повече от един клиент - което би било връзка много към много.

За какво служи релационната база данни?

Най-очевидната причина, поради която може да се нуждаете от такава база данни, е да избягвате да повтаряте данните си във всяка електронна таблица. Това може да отнеме много ресурси - особено по отношение на времето. Най-важната причина за използването на база данни обаче е, че тя ви позволява да запитвате данните си с помощта на филтри, за да намерите конкретна информация и да я използвате за генериране на отчети.

Как да създадете проста база данни в Excel

Първата стъпка към създаването на електронна таблица за търсене е да опишете данните си. Ще ви трябват етикети, които да описват вашите данни и те ще отидат в първия ред на вашата таблица. Нека направим това първият ред на вашата електронна таблица. Целта на заглавията е почти същата като тази на полетата в правилната база данни. Всеки ред в електронната ви таблица ще дефинира един запис на база данни, докато всяка колона ще има стойностите, които попадат в една категория.

Заглавката на реда на ред един трябва да бъде замразена. За да направите това, щракнете върху заглавката на реда, която се намира в десния край на втория ред. Отидете в раздела Изглед на лентата в горната част на приложението Excel и потърсете раздела Замразяване на панелите в раздела. Под него има стрелка. Кликнете върху тази стрелка и изберете опцията с надпис „Freeze Top Row“ от падащото меню, което се появява. Това ще означава, че горният ред винаги ще бъде видим, дори когато превъртате електронната си таблица. По този начин вие знаете под коя категория данни се намира всичко.

Въведете Вашите данни

Сега е време да въведете вашите данни. Направете го на толкова редове, колкото смятате, че ще ви трябват. Клавишите със стрелки трябва да ви помогнат да навигирате в електронната си таблица, като потвърждавате, че влизането във всяка клетка трябва да бъде толкова просто, колкото натискането на клавиша за въвеждане. Възможно е да сте въвели данните си в друг документ, където те са разделени от символа на табулацията, например в Microsoft Word. В този случай можете просто да го копирате и поставите в електронната си таблица. За да го поставите във вашата база данни, щракнете върху клетката с етикет A2 и натиснете Ctrl + V на клавиатурата. Данните ще бъдат поставени под вашите заглавки.

В горния ляв ъгъл на вашия работен лист има бутон, който можете да използвате, за да изберете всички клетки в електронната си таблица. Този бутон се намира там, където се пресичат заглавията на колоните и редовете. Щракнете върху този бутон и ще бъдат избрани всички клетки във вашия работен лист. На лентата превключете към раздела Данни. Там ще намерите групата с надпис „Сортиране и филтриране“. Ще намерите бутон, подобен на фуния, наречен бутон „Филтър“ . Кликнете върху него.

Използване на филтри в колони

Вдясно от заглавието на която и да е колона трябва да намерите стрелка, когато поставите курсора си там. Кликнете върху него и ще получите меню с опции, които можете да използвате, за да филтрирате нещата в тази колона. Можете да използвате филтри за текстове и числа или да сортирате във възходящ или низходящ ред или да показвате само редове в дадената колона, които отговарят на критериите за филтриране.

Има квадратче за отметка пред „Избор на всички“. Махнете го и след това активирайте отметката до стойностите, които искате да използвате за филтриране на вашите данни. Ще бъдат включени само данните с тези стойности.

Филтрирайте според условията

Ако искате да филтрирате според условията, изберете формула от „Текстови филтри“ или „Филтри за числа“. Можете да изберете такива неща като стойности между две конкретни стойности или по-големи или по-малки от дадена стойност и т.н. Има бутони за „И“ и „Или“ за всяко условие, така че да можете да комбинирате критериите си за взаимно изключване или добавка.

Щракнете върху бутона с надпис „OK“ , за да филтрирате данните си. В колоната, която сте избрали, ще видите само редовете, които съответстват на вашите условия за филтриране.

Изключете филтрирането

Ако искате да изключите филтрирането, щракнете върху бутона за филтриране в горния десен ъгъл на заглавието на дадена колона, чиито филтри искате да изключите. По този начин ще изключите филтрирането за тази колона, без да повлияете на останалата част от електронната таблица. Ако искате да изключите цялото филтриране, просто изберете опцията с надпис „Изчистване“ и всички ваши данни ще се върнат в първоначалното си състояние.