Какви са седемте процедури за вътрешен контрол в счетоводството?

Вътрешният контрол е политика и процедури, въведени, за да се гарантира непрекъснатата надеждност на счетоводните системи. Точността и надеждността са от първостепенно значение в света на счетоводството. Без точни счетоводни записи мениджърите не могат да вземат напълно информирани финансови решения и финансовите отчети могат да съдържат грешки. Процедурите за вътрешен контрол в счетоводството могат да бъдат разделени на седем категории, всяка от които е предназначена за предотвратяване на измами и идентифициране на грешки, преди да станат проблеми.

Бакшиш

Седемте процедури за вътрешен контрол са разделяне на задълженията, контрол на достъпа, физически одити, стандартизирана документация, пробни баланси, периодични съгласувания и орган за одобрение.

Разделяне на задълженията

Разделянето на задължения включва разделяне на отговорността за счетоводството, депозитите, отчитането и одита. Колкото по-нататъшни задължения са разделени, толкова по-малък е шансът на всеки един служител да извърши измамни действия. За малкия бизнес само с няколко счетоводни служители споделянето на отговорности между двама или повече души или изискването критичните задачи да бъдат прегледани от колегите могат да служат на същата цел.

Контрол на достъпа на счетоводната система

Контролът на достъпа до различни части на счетоводна система чрез пароли, блокировки и електронни дневници за достъп може да задържи неупълномощените потребители извън системата, като същевременно предоставя начин за проверка на използването на системата за идентифициране на източника на грешки или несъответствия. Силното проследяване на достъпа може да послужи и за предотвратяване на опитите за измамен достъп.

Физически одити на активи

Физическите одити включват преброяване на пари в брой и всякакви физически активи, проследявани в счетоводната система, като инвентар, материали и инструменти. Физическото броене може да разкрие добре скрити несъответствия в салдата по сметки, като изобщо заобиколи електронните записи. Преброяването на пари в търговски обекти може да се извършва ежедневно или дори няколко пъти на ден. По-големите проекти, като например инвентаризация с броене на ръце, трябва да се изпълняват по-рядко, може би на годишна или тримесечна база.

Стандартизирана финансова документация

Стандартизирането на документите, използвани за финансови транзакции, като фактури, вътрешни заявки за материали, разписки за инвентара и отчети за пътни разходи, може да помогне за запазване на последователността при воденето на документацията във времето. Използването на стандартни формати на документи може да улесни прегледа на минали записи при търсене на източника на несъответствие в системата. Липсата на стандартизация може да доведе до пренебрегване или погрешно тълкуване на елементи при такъв преглед.

Ежедневни или седмични пробни баланси

Използването на двойна счетоводна система добавя надеждност, като гарантира, че книгите винаги са балансирани. Въпреки това все още е възможно грешките да изведат системата за двойно влизане от равновесие по всяко време. Изчисляването на дневни или седмични пробни баланси може да осигури редовен поглед върху състоянието на системата, като ви позволява да откривате и разследвате несъответствия възможно най-рано.

Периодични изравнения в счетоводните системи

Случайните счетоводни съгласувания могат да гарантират, че салдата във вашата счетоводна система съвпадат със салдата по сметки, държани от други субекти, включително банки, доставчици и кредитни клиенти. Например банковото съгласуване включва сравняване на паричните салда и записите на депозитите и разписките между вашата счетоводна система и банкови извлечения. Разликите между тези типове допълнителни акаунти могат да разкрият грешки или несъответствия във вашите собствени акаунти, или грешките могат да произхождат от другите обекти.

Изисквания на органа за одобрение

Изискването от конкретни мениджъри да разрешават определени видове транзакции може да добави слой отговорност към счетоводните записи, като докаже, че транзакциите са били видяни, анализирани и одобрени от съответните органи. Изискването на одобрение за големи плащания и разходи може да попречи например на недобросъвестни служители да извършват големи измамни сделки със средства на компанията.