Как да направите етикети на адреси в Google Docs

Създаването и отпечатването на етикети с адреси би било много дълъг процес, дори ако имате помощник в офиса, който да ви помогне. За щастие, с помощта на безплатна добавка в Google Docs процесът е лек. Шаблонът за етикет за адрес на добавка е направен от Avery, същата компания, която произвежда самозалепващи се пощенски етикети, но не е задължително да използвате етикетите им, за да може добавката им да работи за вас.

Подреждане на вашите контакти

Преди да можете да създадете етикети с адреси, ще трябва да съберете контактите и адресите им в електронна таблица в Google Sheets. Най-лесният начин да направите това е просто да експортирате списъка си с контакти в CSV файл. CSV означава стойности, разделени със запетая, което е прост файл с електронни таблици. За щастие повечето системи за контакти, включително Gmail и Outlook, ви дават възможност да експортирате контактите си в CSV файл, така че няма да се налага да въвеждате имена и адреси ръчно.

Ако използвате Gmail, можете да експортирате контактите си, като отидете на contacts.google.com, за да видите всичките си контакти. Кликнете върху „Още “, изберете „Експортиране“ и след това върхуGoogle CSV “. След като файлът бъде изтеглен на вашия компютър, качете го в Google Drive на адрес drive.google.com. Когато щракнете двукратно върху него във вашия Google Drive, той ще се отвори с приложението за електронни таблици на Google, Google Sheets.

Управление на електронна таблица за контакти

За да създадете етикети от електронна таблица, всички ваши контакти трябва да бъдат в правилния ред - т.е. с всяко име, всяка улица, всеки град и т.н., в различни колони, с адреса на всеки човек в неговия собствен ред. Ако сте експортирали контактите си в CSV файл, те вече са в правилния ред.

Ако въвеждате данните ръчно, използвайте първия ред като заглавка с подходящи етикети за всяка колона като Име, Улица, Град, Пощенски код и т.н. Ако сте експортирали контактите си, не се колебайте да изтриете всички колони, които не са ви необходими, като телефонни номера, но това не е задължително. Ще можете да избирате и игнорирате която и да е колона с информация, която желаете, когато дойде време да обедините електронната таблица в документ с етикети.

Използване на шаблона за етикети на Google Docs

След като подготвите електронната си таблица, можете да я затворите. Google автоматично запазва промените във вашия лист. Сега отворете нов Google Doc. Време е да инсталирате добавката Avery.

1. Щракнете върху "_Add-Ons" в лентата с инструменти над вашия документ и изберете "Получаване на добавки."

2. Въведете "Avery" в полето за търсене и след това щракнете върху бутона " Free" до Avery Label Merge. Изберете вашия акаунт в Google, ако бъдете подканени.

Вече ще видите съобщение, че ще разрешите на добавката достъп до вашия акаунт в Google. Прочетете това внимателно. Добавката трябва да има достъп до вашите файлове в Google Drive, за да работи.

3. Кликнете върхуРазрешаване“. След няколко секунди ще се появи съобщение, че вече можете да използвате Avery Labels Merge, което сега се намира под Добавки в лентата с инструменти.

4 . Щракнете отново върху „Добавки “, изберете новата опция „ Avery Labels Merge“ и след това щракнете върху „New merge“.

5 . ИзберетеАдресни етикети“ от изскачащия прозорец. Другата опция е да създадете маркери с имена, така че ако някога имате нужда от тях, ще знаете, че можете да ги направите и тук.

6. Изберете колко етикета искате да се показват на всеки лист. Те съответстват на адресните етикети на Avery и включват номера на продукти, като например „5160, 30 етикета на лист“ или „5161, 20 етикета на лист“.

7. Изберете електронната таблица, която току-що създадохте, съдържаща вашите контакти, и щракнете върху бутона "Избор" .

В страничната лента добавката потвърждава името на вашата електронна таблица, имената на заглавката на колоната, които сте въвели в ред първи. номера на продукта на avery. Ако имате няколко листа в един и същ файл, можете да изберете кой лист да използвате.

8. Щракнете върху всяка заглавка на колона, която сте създали. Те ще се появят в текстово поле в отворения документ. Името на всяка колона е в рамките на две двойки квадратни скоби. Ако не изберете заглавка на колона, информацията в тази колона няма да се появи в етикетите.

9. Поставете подходящата информация в собствените им редове. Внимателно поставете курсора между квадратните скоби между имената на заглавията и натиснете "Enter". Имайте предвид, че можете също да поставите интервали и пунктуация между имената на заглавките вместо прекъсване на ред.

Пример за етикет или етикет с име:

[[Име]]

[[Улица]]

[[Град]], [[Щат]]

[[ZIP]]

Отваря се нов прозорец, потвърждаващ, че обединяването е завършено в нов документ със заглавие на номера на продукта на Avery в неговото заглавие. Документът се отваря автоматично в нов раздел, готов за отпечатване.