Как да сравним две електронни таблици на Excel и да подчертаем какво липсва

Ако имате две подобни електронни таблици на Excel или различни версии на една и съща електронна таблица, може да е полезно да сравните файловете на Excel и да видите как се различават. Ако електронните таблици са кратки, може да сте в състояние да направите това, просто като погледнете двете и си направите бележки на екрана или на хартия. Но това бързо може да стане досадно и податливо на грешки, тъй като електронните таблици стават все по-големи и по-сложни. За щастие има инструмент за сравнение на Excel от Microsoft, за да улесни тази задача.

Бакшиш

Можете да използвате инструмента за сравнение на електронни таблици на Microsoft, за да сравните електронните таблици на Excel и да видите как те са подобни или различни. Можете също да експортирате електронните таблици в текстовия формат, разделен със запетая, и да използвате инструменти за сравнение на текст, за да ги сравните.

Сравнете електронните таблици на Excel с електронните таблици за сравнение

Можете да използвате инструмента за сравнение на електронни таблици на Microsoft, за да получите цветно кодирана диаграма, показваща как две електронни таблици се сравняват и какво липсва или се променя от едната в другата.

Намерете този инструмент, като напишете Spreadsheet Compare в полето за търсене в менюто "Старт" на Windows, след което щракнете върху иконата му, за да стартирате програмата. След като програмата се стартира, поставете отметки в полетата за функциите, които искате да сравните между двете електронни таблици, включително формули, макроси и форматиране на клетки.

След това щракнете върху раздела Начало и Сравнете файловете. Щракнете върху иконата на синя папка, за да изберете един файл за сравнение, и щракнете върху зелената икона, за да изберете втори файл. Щракнете върху OK, за да сравните двата файла. Може да получите съобщение за грешка и подкана за въвеждане на парола, ако единият или двата файла са защитени с парола. Ако е така, въведете необходимите пароли, за да продължите.

Програмата ще генерира цветно кодирана мрежа, показваща промените и разликите между двата файла. Превъртете през мрежата, за да видите разликите. Ако искате да експортирате набора от разлики в файл на Excel, щракнете върху раздела Начало, след което експортирайте резултати.

За да го копирате в друга програма като Microsoft Word или програма за електронна поща чрез клипборда на Windows, щракнете върху раздела Начало, след което Копирайте резултатите в клипборда. Поставете данните в другата програма, като използвате нейната функция за поставяне.

Сравнете текстовите версии на електронните таблици

Ако нямате Сравнение на електронни таблици или не сте доволни от начина, по който представя резултатите, може да успеете да сравните текстовите версии на електронните таблици с помощта на различни други инструменти.

В Excel щракнете върху раздела Файл, след което Запиши като, за да експортирате текстова версия на електронна таблица. Можете да използвате падащото меню за тип файл, за да изберете или файл „.txt“, където колоните за електронни таблици са разделени със знаци в раздела, или файл „.csv“, където са разделени със запетаи. Имайте предвид, че ще загубите информация за форматирането и формулата, като използвате тези формати, но ще можете да сравнявате текстовите стойности в електронните таблици. Експортирайте двата файла, които искате да сравните, като използвате едни и същи настройки.

След това можете да използвате различни инструменти за сравняване на данните в двата файла. Много инструменти за редактиране на текст, като Sublime Text и Vim, предлагат инструменти за сравнение на файлове с редица опции. Търговските инструменти и инструменти с отворен код като Beyond Compare и инструмента за команден ред diff също могат да бъдат полезни за тази цел.