Примери за организационни умения

Организационните умения се считат за ценни за всеки служител, но има няколко, по-специфични умения, които заедно дават на човека „силни организационни умения“. Обикновено се смята, че някой със силни организационни умения има способността да управлява задълженията си чрез разумно планиране, оптимизиране на времето, ориентация към детайлите и определяне на приоритетите. Вашата способност да виждате проекта гладко от ранно планиране до окончателно завършване със сигурност ще бъде забелязана във вашата организация.

Важно планиране

Силните организационни умения са тясно свързани със силните способности за планиране. Те предполагат, че някой със силни организационни умения прави планирането важно. Човек с добри организационни умения си поставя конкретни задачи за изпълнение или завършване и подхожда към тези задачи с намерение. Това е съвсем различно от хората, които нямат организационни умения и работят без конкретни планове, действайки по-спонтанно. Следователно да си добър организатор е важно да имаш силни организационни умения.

За да подобрите планирането, изложете основните стъпки, които ще са необходими за приключване на дадена задача. Те ще се различават в зависимост от работата, която вършите, но могат да включват бюджетиране, персонал, работа с изпълнители, изследвания и други стъпки, необходими за приключване на нещата. След това определете подзадачите, необходими за всяка стъпка от вашия проект.

Приоритизирайте всичките си задачи

Приоритизирането е неразделна част от организационните умения. Организирането на вашите дейности е сравнително безсмислено, ако не приоритизирате задачите, така че първо да изпълните най-важните елементи. Чрез определяне на приоритетите организираните хора изпълняват първо своите най-важни задачи, за да оптимизират производството си. Определянето на приоритети също ще помогне при разпределянето на разходите по проекта, тъй като най-приоритетните задачи са тези, които трябва да получат сигурно финансиране.

Като прост пример: организирането на офис парти за повишаване на морала на персонала може да е полезно начинание, но е малко вероятно да има същия приоритет като актуализиране на висшето ръководство чрез получаване на доклад за напредъка навреме. Дръжте приоритетите си ясни.

Управлението на времето е от съществено значение

Управлението на времето е друг важен елемент от организационните умения. Използването на вашето време по най-добрия начин е важно в контекста на организацията. Всъщност организацията обикновено има за цел да ви помогне да постигнете възможно най-много през определен период от време.

Правилното управление на времето обикновено включва използването на график или плановик за очертаване на срещи или важни дейности, които трябва да се провеждат всеки ден. Очертаването на използването на вашето време ви помага да извлечете максимална полза от него. Планирането може да се извърши на хартия, но има и отлични онлайн и софтуерни инструменти, които могат да ви помогнат в управлението на времето. За големи проекти, включващи персонал на много места, може да е необходима някаква форма на управление на времето и софтуер за управление на проекти.

Следете подробностите

Организацията и ориентацията към детайлите обикновено са свързани. Детайлната ориентация е фокус върху малките неща, които правят един проект завършен или изпълнява всеки аспект на определена задача. Детайлната ориентация често помага на организираните служители да избягват пропуски по важни проекти и малки грешни стъпки, които могат да послужат като нарушители на иначе добре завършен проект. Една от мисиите на НАСА до Марс се провали, тъй като инженерите използваха английски, а не метрични единици при изчисленията си. Подробностите са от съществено значение за успеха на проекта!

Счетоводителите и ръководителите на проекти са сред служителите, които често притежават силна способност за ориентиране към детайлите, тъй като малките грешки са основни проблеми в работата им.