Определение на работен план

Работният план е важен инструмент, който помага на проекта да възлага задачи, да управлява работния процес и да проследява различните компоненти и крайните срокове. Планът за работа често е с продължителност от шест до 12 месеца, но може да бъде коригиран въз основа на конкретна нужда в рамките на компанията. Прилагането на работни планове помага да се формулират стратегии към служителите по начин за подобряване на фокуса и стремежа на членовете на екипа. Прегледайте тези ключови компоненти, когато разработвате работни планове, за да сте сигурни, че не пренебрегвате важни подробности.

Определете цели и цели

Без ясни цели и задачи, членовете на екипа сляпо работят по задачи без цел. Първото нещо, което един работен план прави, е да определи целта на проекта и ключовите цели, които проектът ще постигне. С тези елементи са дефинирани, работниците могат да изпълняват работни задачи за постигане на целите.

Аналогия би била футболен отбор, който просто тича наоколо и рита топката; без целта да се направи гол от определена страна на терена, има просто много тичане и ритане без постигната цел. В офис проект целта може да бъде да се внедри нова система за ИТ сигурност, като целите са да се архивират данните преди прехвърлянето, да се създаде нов протокол за безопасност и да се приложи ново обучение на компанията. Определянето на целта на работния план е вашата отправна точка.

Организирайте екипи и лидерство

След като се установят целите, хората се разпределят по екипи или задачи. В работния план могат да участват различни структури, които включват йерархични нива, както и взаимозависими нива на екипа. Например, изграждането на нова фабрика се нуждае от строителен екип, административен екип и инженерен екип. Всеки отбор има лидер, който работи с останалите ръководители на екипа, за да гарантира, че нещата се движат според графика и бюджета. Под всеки лидер може да има различни други отбори. Строителният екип може да има зидарен екип, електрически екип и екип за тежки машини.

Установете срокове на проекта

Стара бизнес поговорка е „времето е пари“. Що се отнася до управлението на проекти, тази поговорка е вярна при разработването на работни планове. Колкото повече време отнема завършването на даден проект, толкова повече струва труд и материали. Освен това, колкото повече време е необходимо за завършване на проекта, компанията страда от алтернативни разходи.

Ако тази фабрика не бъде построена до края на лятото, компанията може да се наложи да откаже празнични поръчки, защото не е в състояние да ги направи. Задайте срокове с етапи в рамките на тези срокове, които изобразяват напредъка. Ако има проблеми при изпълнението на важни събития, обърнете се към тях, за да върнете проекта в релси.

Задайте бюджет на проекта

Определянето на бюджета изисква да бъдат назначени екипите и зададени срокове. Често фирмите, използващи трети страни като част от проекта, получават оферти за възложените задачи. При разработването на бюджета на работния план се използват тези оферти, вътрешни номера за труд и материали, както и всички непредвидени разходи като разрешителни или юрисконсултско възнаграждение. В бюджета на проекта трябва да се разбие какво ще струва всеки раздел и екип. Прегледайте ефективността на разходите на основни етапи, за да определите дали екипът е на път да се срещне, да премине или да попадне под бюджет.

Осигуряване и контрол на качеството

С определени цели, срокове и бюджети, ръководителят на проекта е в състояние да извършва тестове за осигуряване на качеството на напредъка. В крайните крайни срокове ръководителите на екипи трябва да докладват за напредъка, разходите и всички представени притеснения или пречки. Това помага на ръководителя на проекта да изготви план за действие за атака на проблеми, преди те да отклонят проекта, както в бюджет, така и във времеви рамки.